チームで「気が散ること」を最小限にする6つの方法

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「気が散ること」はチームを脱線させ、目標達成に集中できなくさせるものです。そこで今回は、チーム内の「気が散ること」を最小限に抑え、より生産的で創造的、かつ健康的なチーム環境を構築する方法をご紹介します。

チームの「気晴らし」をする方法は、以前にも説明したようにたくさんあります。そして、仕事と家庭生活がますます密接になってきている現在、この問題はさらに大きくなってきているものでもあり、もはやリモートチームやハイブリッドチームだけの問題ではありません。オフィスでも、気が散ったり集中力が途切れたりすることは、チームにとって大きな問題になり得るのです。

もちろん、そこには技術的な理由もあります。あらゆるウェブサイトやSNS、Youtubeやニュースサイトなど、仕事がオンライン化されればされるほど、私たちの集中力を奪うものはどんどん増えているのです。

とはいえ、このような集中力を奪うものがチームメンバーに与える影響を最小限に抑える方法もあります。チームには多くのコントロール方法があり、前々回のブログ記事で強調したように、メンバーが集まって行う「プロセス(チームが共通の目標に集中するのを助けるもの)」と「創造的気晴らし」のための共通のスペースを提供することが重要なのです。

そこで今回のブログでは、これまでの記事から多くの情報を抽出し、チームにおいて「気が散ること」を最小限に抑えるための具体的な方法について説明します。   

チームで「気が散ること」を最小限にする方法

1. 「創造的気晴らし」を見つけ、培う

「創造的気晴らし」とは、前回もお話ししたように、創造性を刺激し促進する「気晴らし」のことを指します。仕事の妨げになったり、疲れて集中力が低下することなく、気持ちを高揚させ、前向きな気持ちにさせてくれるものです。したがって、イメージに反して「創造的気晴らし」は長期的にはチーム内の「気が散ること」を最小限に抑えるのに役立つものとなります。

「創造的気晴らし」は一人で行うこともできますし(書く、描く、散歩するなど)、チームで行うこともでき、チーム全体の創造性を開花させることにも繋がるものです。公式のチームビルディングのイベントや旅行、あるいはもっとカジュアルなコーヒーブレイクやハッピーアワーなどは、創造性を刺激するためにチームとして「気晴らし」をするのに最適なスペースとなるでしょう。チームメンバーとの簡単な会話でさえ、必要な「創造的気晴らし」になり、チームメンバーは発散し、リラックスし、笑い、新しいアイデアを思いつくことができるのです。

   
そしてさらに、チームメンバーが協力して「創造的気晴らし」を見つけることを促し、そのための時間をより柔軟に確保することもおすすめです。「気晴らし」はメンバーがリラックスし、リフレッシュするために必要なものであるということを、チームは覚えておく必要があります。なので、「気が散ること」と戦うのではなく、それを必要なものの一部として考えましょう。

2. 協力的なチーム環境を構築する

「創造的気晴らし」と並んで、「気が散ること」を最小化するもう一つの効果的な方法は、協力的なチーム環境を作ることです。これは「気が散ること」とは直接関係ないように思えるかもしれませんが、実は最後のポイントと繋がっています。そしてこれにより、「創造的気晴らし」を「破壊的気晴らし」を排除するためにも使用することができるようになります。

協力的なチーム環境は、いろいろな意味で気が散るものでもあります。一度にさまざまなことが進行するため、混沌とした状態になりがちだからです。しかし、それは秩序あるカオスの一種であり、チームメンバーの創造性を外に押し出し、さまざまな分野やアイデアを探求すると同時に、チームメンバーを引き寄せ、集中させる力があるのです。

つまり、真の意味での協力的なチーム環境とは、チームが重要なことに集中できる一方で、「気が散っている状態」を取り払うためのスペースも確保できるということなのです。では、どのようにすれば協力的なチーム環境を作ることができるのでしょうか?それはまた別のブログ記事で紹介することにしましょう。ここで言えることは、協力的な環境は信頼とコミュニケーションによって形成されるということです。

クリエイティブなことと同様、協力的な関係は命令や強制でできるものではなく、チームメンバーが自ら始める有機的なプロセスでなければなりません。そんなとき、チームビルディングはチームが共に働き、考え、意思決定することに慣れるための手助けになるでしょう。 

3. チームとして、気晴らしや探求をするためのスペースを作る

チームにおいて「気が散ること」を最小限にするために協力的な環境を作るには、遊びや探求の感覚を定着させることが重要です。これは「創造的気晴らし」について述べた前回の指摘と多くの点で関連していますが、ここではより具体的なタイプの「創造的気晴らし」、つまり「遊び」の部分について述べています。

「遊び 」とは、探求や想像に関わることを指しています。幼いころによく遊んだゲームを思い出してみてください。あの頃の純粋で奔放な想像力とエネルギーは、大人になるとなかなか再現できなくなるものですが、想像力と発見力を発揮することで、その状態に近づけることができるでしょう。

パズルやゲーム、新しい環境の探索はすべて「遊び」を活性化させる方法であり、それによってその後の集中力を高め、チームの「気が散ること」を最小限に抑えることができます。このように、インバイトジャパンが提供するようなチームビルディングのアクティビティは、チームにとって新しい世界やアイデアを探求するための空間を提供するものなのです。

4. チームメンバーが自分のスペースを持てるようにする

ここまでは、チームにおいて「気が散ること」を最小限に抑えるために、チームメンバーが一緒にできることについてお話ししてきました。そして、もうひとつの重要な要素は、チームメンバーがどのように働き、集中したいかを自分で決めることができるスペースを与えることです。

仕事によっては、個人で行う作業が多く、黙々と作業することも少なくないでしょう。例えば、多くのライターは(同僚と過ごす時間からインスピレーションを得るかどうかは別として)記事や作品を最終的に書き上げるには一人の時間が必要だと感じていることが多いことでしょう。

そのため、チームメンバーが本当に身を引き縮める必要があるのはいつなのかを判断するスペースと自律性を持たせることは、チームメンバーが一緒に「創造的気晴らし」ができるスペースを増やすことと同じくらい重要なことなのです。

それはつまり、チームメンバーを信頼し、彼らの意思を尊重することでもあります。多様な人が多様な方法で仕事をすることは必然であり、この多様性がチームを強力にするものです。私たちはその多様性を否定するのではなく、むしろ認めなければなりません。

5. マルチタスクをしない

チームの集中力や時間管理に関する最近の文献を読めば、マルチタスクがとんでもないものであることがわかることでしょう。かつて、ミレニアル世代や技術系の預言者たちの憧れのワークスタイルであったマルチタスクとそれが強いる非常に高い期待は、今や多くの労働者、特にリモートワーカーにとって大きな問題となりつつあります。

マルチタスクの決定的な問題は、ある業務から別の業務に切り替えるたびに、集中力に「切り替えコスト」が掛かるということです。文字通り集中力を回復し、再集中するのには時間が掛かります。そのため、マルチタスクを行うと、必然的に両方の業務に対する注意力が低下するのです。マルチタスクをなくし、一度に1つのタスクに集中することを奨励すれば、集中力を著しく高め、チーム内の雑念を最小限に抑えることができるでしょう。

また、マルチタスクはパフォーマンスや複数のタスクの遂行に非現実的な期待を抱かせ、チームメンバーを燃え尽きさせる危険性もはらんでいます。チームの集中力、創造性、精神的健康のためにも、マルチタスクを奨励しないようにしましょう。 

6. プロセス、役割、目標を明確にする

チームの集中力を高めるには、チームの役割、目標、プロセスを明確にすることが非常に効果的です。前回は、意思決定、行動、振り返りの方法を提供することで、チームの集中力を高めるプロセスについて説明しました。つまり、明確なプロセスを作ることで、破壊的で集中力を削り気を散らすものが入る余地を減らすことができるのです。

プロセスにはチームの目標や役割も大きく関わってきます。チームは自分たちが何のために働いているのかという理由を理解することで納得し、お互いを信頼し、その目標に向かって努力することができるようになります。一方、役割によって、個々のチームメンバーはチームにおける個々の意味を知り、自分の居場所を見つけることができるのです。

重要なのは、役割、目標、そしてプロセスさえも、息苦しいものであってはならない、ということです。それらは息苦しいものではなく、チームの潜在能力を最大限に引き出すための出発点であるべきなのです。

最後に:「集中」と「気晴らし」のバランス

以上がチームにおいて「気が散ること」を最小限に抑える方法についての、重要なポイントとなります。「集中」と「気晴らし」の間には、絶妙なバランスが必要です。どちらも同じくらい重要ですが、チームによってその割合は異なります。それでも、「集中」と「気晴らし」が対立するのではなく、協働するものであることを理解することが、チームの創造性と才能の多様性を引き出すためには不可欠です。チームが協力してこのバランスを見つけることができれば、できないことはないと言えるでしょう。