効果的なチームの条件とは?

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これはとても難しい質問です。チームビルディングとは、チームをより効果的なものにすることだと定義されています。しかし、「効果的」とは、チームの文脈において実際にどのような意味を持つのでしょうか?多くの場合、実際にみるとすぐに感知できるように思えます。つまり、私たちは自分のチーム(あるいは私たちが関わるあらゆるチーム)が効果的であるかどうかを直感的に感じ取ることができます。

簡単に言えば、「効果的なチームはしっかりと仕事を遂行することができる」ということです。

言うまでもなく、この単純な定義には、多くのことが含まれています。もし、あるチームが仕事を終わらせることができても、同僚にストレスを与え、疲れ果ててしまうようなやり方をしていたら、それは効果的に機能していると言えるでしょうか?別の例を挙げれば、あるチームは時間通りに物事を成し遂げ、うまく協力し合っているように見えますが、新しい課題や目標に取り組もうとしません。果たしてこのチームは効果的なチームだといえるでしょうか?

すべてのチームは、その気になれば効果を発揮できます。しかし、そこに至るまでの道のりは、チームごとに異なるかもしれません。したがって、チームの有効性を評価することは、そのチームの強み、弱み、機会、脅威を評価することに似ています(SWOT分析とも呼ばれ、すべてのチームに強く推奨される方法です)。

チームはその有効性を評価することで、ギャップを埋めて望ましいレベルに到達するために何が必要かを簡単に判断できます。そこで、チームビルディングが非常に役立ちます。

インバイトジャパンは長年にわたり、様々なレベルの効果を持つ様々なチームと関わってきました。脱出ゲームやチームビルディングのイベントを通して、何がチームを効果的にするのか、また、チームをつまずかせ効果を低下させる落とし穴は何なのかを、私たちは目の当たりにしてきました。

以下は、この経験を抽出したものです。ここでは、チームを効果的にするためのコア要素と、それぞれの要素について考えるべき点について説明します。これが、あなたのチームを改善するためのアイデアとなり、また、あなたのチームが最も効果的になるために必要なチームビルディングアクティビティをよりよく評価できるようになることを願っています。

オープンで誠実なコミュニケーション 

チームが機能し、効果を発揮するためには、メンバー同士が適切なコミュニケーションをとることが重要です。コミュニケーションによって、情報やアイデアが広がり、ブレインストーミングが生産的で実り多いものとなります。

ただしこれを実現するには、コミュニケーションがオープンで率直でなければなりません。チームのメンバーは、他者が自分の意見に耳を傾け、自分の意見が評価されていると感じる必要性があり、また率直に話すことを恐れてはなりません。

このように、恐れずに正直に話したり関わったりするためには、信頼関係に加えて、「心理的安全性」と呼ばれるものが必要です。多くの研究が行われているこの「心理的安全性」とは、チームメンバーが報復や疎外を恐れることなく意見を交わすことのできる職場や文化を作り出すことを意味します。

心理的安全性」の重要な側面の1つは、チームに対立がないのではなく、対立をコントロールすることです。私たちは、良好なコミュニケーションは「スムーズ」で「摩擦のない」ものと考えがちです。しかし、実際のチームでのコミュニケーションは、しばしば多少の衝突や摩擦が必要な場合があります。効果的なチームでは、そのような衝突を抑制し、新しいアイデアを生み出すために利用したり、信頼感や開放感を高めるために利用したりすることができるという違いがあります。

このコミュニケーションとオープン性という考え方に関連するのは、テクノロジーの使用方法です。 テクノロジーはコミュニケーションをより効果的にすると思われがちですが、必ずしもそうとは限りません。特にリモートワークの時代には、チームは適切なテクノロジーやツールを活用して、コミュニケーションラインをよりオープンにする必要があります。また、オフィスで行われていたインフォーマルなコミュニケーションに代わるものとして、積極的に取り組んでいく必要があります。

このように、コミュニケーションはそれほど単純なものではありません。現代の仕事環境では、オープンで誠実なコミュニケーションをとるためには、さまざまな側面から考える必要があります。チームのコミュニケーション能力を評価する際には、スムーズさも重要かもしれませんが、対立やコミュニケーションの混乱に対処することも重要です。

互いに助け合う

効果的なチームの基本であるチームワークと協力は、基本的に「互いに助け合うこと」です。問題を抱えている同僚に気付き、手を差し伸べることができるかどうかです。しかし、それだけではなく、チームメンバーが困った時に「助けを求めることができる」と感じることも重要です(上記の「コミュニケーション」を参照)。

いろいろな面で互いに助け合うには、脆弱性が必要です。弱いと思われたり、能力がないと思われたりすることを恐れて助けを求めるのは、とても怖いことです。また、競争の激しい職場や個人主義を重んじる職場では、他人を助けることが弱さの象徴になることもあります。

ただし、この脆弱性には信頼が伴います。お互いに助け合うことが当たり前になっているチームは、一緒に仕事をすることに慣れているので、新しい課題に直面したときにお互いを信頼することができ、より強くなります。

互いに助け合うことは、チームメンバーがそれぞれ独自の役割、個性、スキルを持っていることを認識することでもあります。単独ですべてのことを実行しようとするよりも、チームでこれらを組み合わせる方が、常に力を発揮することができます。また、新しいアイデアやコンセプトは、異なるスキルの組み合わせの中でこそ形成されます(後述の「多様性」を参照)。

チームメンバーがどれだけお互いに助け合っているかは、コミュニケーション、多様性、委任など、チームの有効性の他の側面を測定するための有効な代理となります。

全体として、お互いに助け合うことは、チームをより効果的にするための最良の方法の一つです。チームビルディング活動は、チームがお互いに助け合うことに慣れ、安全でリスクの少ない環境でその脆弱性の課題を乗り越えることを可能にします。

多様性への取り組み

多様性は、しばしば誤解されたり多用される言葉であり、多くの異なる意味を持っていますが、ここではそのすべてを意味します。人種、階級、年齢、国籍、考え方など、あらゆる面での多様性です。多様性へ取り組むことは、すなわち本質的に「新しいもの」や「異なるもの」に関わることです。

チームの有効性との関連性は明らかです。インターネットやグローバリゼーションの台頭により、多様性が当たり前になってきました。チームが競争に勝ち、効果的な活動を続けるためには、グローバル市場に対応できなければなりません。さらに、社会の変化はかつてないほど速くなっています。たとえチームが高度なローカル性を持っていたとしても、急速に変化する時代に適応する必要があります。

多様性に取り組んでいるチームは、新しい課題に対処するための準備が整っていると言えるでしょう。新しいものや異なるものに傾倒することで、チームは無意識のうちに当たり前だと思っていた既成概念や行動にチャレンジすることができるのです。

そもそも「効果的」とは、「仕事を成し遂げること」という単純な定義に立ち返ると、多様性への対応が重要であることがわかります。チームメンバーは、多様な個性を持った集団として効果的に機能するだけでなく、多様な世界の多様な状況に適応する必要があります。

チームは、このような多様性を受け入れるために、できる限りのことをして、それをチーム内に持ち込むべきです。多様な人材を採用すること、各分野の最新情報を学ぶこと、多様な意見に耳を傾けること、新しいテクノロジーやソーシャルメディアを受け入れること、会議の進め方を工夫することなど、これらすべてが多様性に関わり、チームとしての効果を高めることに貢献します。

新しい課題や状況に身を置くチームは、多様性にも取り組んでいます。状況を把握して成功させるためには、自分の知っていることと知らないことを組み合わせる必要があるため、これは実際にチームの連携を深めるのに良い方法です。チームビルディング・チャレンジは、そのための良い方法です。

課題に対処する

多様性への取り組みから生まれた効果的なチームは、新たな挑戦を歓迎します。新たな課題への挑戦はチームを成長させます。個々のメンバーは新しいスキルを学び、それを試してみる機会を得ることができ、またチーム全体としては期待値を高め、視野を広げることができます。

効果的なチームは、快適になりすぎないようにするために、常に自分自身にチャレンジする必要があります。快適すぎるチームは、自分たちの仕事には満足していても、新たな目標がなければ、その場に停滞してしまう傾向があります。その結果、退屈や不満が生じることにつながる可能性があります。

新たな挑戦を成功させることは、達成感にもつながります。この素晴らしい感覚は、チームが前に進み、成長し続けるための刺激となります。仮に失敗したとしても、その中で何が悪かったのかを評価し、その過ちから学ぶことができます。

いずれにしても、チームは共に成長するものであり、それが最も重要なことです。チームメンバーの絆が最も深まるのは、平穏で何もかもが順調なときではなく、難しいかもしれない目標や共通の目的に向かって努力しているときなのです。

そのため、プレイヤーにとってやりがいのある課題を設定したチームビルディング・アクティビティは、新たな障害を成功させることで得られる達成感や成長を活性化するのに役立ちます。また、チームが将来、実際に直面する問題に対処する方法を共に学ぶこともできます。

共通の目的 

効果的なチームは、自分たちが何者で、何のために存在しているのかを知らなければならない。中心となる目的とは、たとえそれが関連していたとしても、単なる目標や役割ではありません。しかし、共通の目的はそれを超えて、エートスのようなものになります。これは、内在する価値観、文化、労働倫理を組み合わせた無形のものです。

したがって、共通の目的には、ビジョンや顧客サービスといったものが含まれます。それは、チームが取り組むプロジェクトや、それを完成させる過程での選択にも関係します。それは、チームが自分自身をどう見ているかだけでなく、彼らが外部の世界とどう関係しているかということでもあります(後述の「外部から助けを求める」を参照)。

言うまでもなく、チームの共通の目的は、個々のメンバーが連携して行動することから生まれます。目的を持ったチームは、自分たちが何をしているのか、何のためにしているのか、そして将来どこを目指しているのかを認識しています。

共通の目的を決定するプロセスには手間がかかり、信頼とコミュニケーションが必要です(上記の「オープンで誠実なコミュニケーション」を参照)。また、コンセンサスも必要です。チームメンバー全員が、共通の目的が何であるかを認識していなければならず、言い換えれば、全員が同じ考えを持っている必要があります。

多くの場合、新たな挑戦はチームがお互いを信頼し、以前から自分たちのチームについて内包しているものに立ち返ることを余儀なくさせることで、チームの目的を明確にすることができます。このように、新たな課題への挑戦は、目的がしっかりしているかどうかを確認するテストにもなります。

構造:委任と意思決定

チームが効果的に機能するためには、役割やタスクを適切に割り当てる必要があります。そのためには、各メンバーのスキルや性格、ニーズを把握する必要があります。適材適所を心がけることで、チームはより効率的に活動することができ、チームメンバーは自分が大切にされていることを知り、より大きな信頼を得ることができます。

しかし、委任は常に再評価する必要があります。同じ人に同じタスクを委任すると、創造性が失われたり、他のチームメンバーの間にフラストレーションが生じたりする可能性があります。もしかしたら、他のメンバーが新しい役割を担ったほうがいいかもしれません。あるいは、チーム全体でより効率的にタスクを分散させた方が良い場合もあります。 

委任に関しては、多少の余裕を持って任せることで、より強力で効果的なチームを作ることができます。人はダイナミックであり、成長と発展の能力を持っています。この洞察をチームの委任構造に取り入れることで、創造的で意外な結果が生まれ、全員に利益をもたらすことのできる可能性があります。

意思決定は、チームの構造を定義するという点で委任と関連しています。チームを効果的にするためには、構造が重要です。厳格な階層構造は安定性をもたらしますが、創造性や即興性を阻害する可能性もあります。逆に、構造が緩いほど自由度は増しますが、混乱を招く可能性もあります。

チームでの意思決定は、たとえ最終的に一人の人間が決定したとしても、コンセンサスが重要です。チームが意思決定の構造をサポートし、それによって勇気づけられていると感じられれば、チームはその決定を効果的に実行できるようになります。

委任と意思決定のいずれの場合も、そのプロセスをできるだけ明確にし、チーム全体でサポートする必要があります。摩擦は遅延や不信感の原因となるため、一歩下がってチームのコミュニケーションダイナミクスを再評価する必要があります(上記の「オープンで誠実なコミュニケーション」を参照)。 

外部の協力を得る

最後に、効果的なチームは、外部の協力が必要な時を知っています。 これは、追加で必要な知識、リソース、またはガイダンスである可能性があります。先に述べたように、外部に協力を求めることはまるでチームの脆弱性を意味しているように思われ、怖いことかもしれません。しかし、外部に助けを求めることは、実際にチームをより強くすることができるのです。

外部の協力を得るということは、チームが孤立して存在しているわけではないということの認識でもあります。チームは、同じ会社の他のチームと接したり、顧客や競合他社と取引をする場合もあります。

チームは、ネットワークおよびグローバルなコミュニケーションと交換のラインの一部です。 このことを理解している有能なチームは、積極的に人脈やネットワーク、情報基盤の拡大に努めています。

これまでチームビルディングを行ってきた中で、成功するチームは、スタッフに助けを求めるタイミングを知っているチームだと感じています。時には答えが分かっていても、私たちに確認することで、長く悩むことなくスピーディーに進めることができるのです。

また、助けを求めようとしないチームも見受けられます。同じ問題に長くとどまる為、残りの課題を終わらせる時間がなくなってしまうのです。これは時にはプライが原因の場合もあれば、グループのダイナミクスが悪い場合もあります(助けを求めるかどうか/いつ求めるかについての意見の不一致)。いずれにしても、最終的にはチーム全体が苦しむことになります。

チームビルディング自体が、外部に助けを求める良い例です。チームが自分たちの有効性を評価したり、通常の仕事環境の外でそれを検証する時間を確保するのは難しい場合があります。しかし、チームビルディング活動によって、チームは自分たちの能力や強み、努力すべき点などをよりよく理解するようになることができます。

まとめ

上記からわかるように、チームの有効性については、さまざまな側面から検討する必要があります。「タスクをこなす」というような単純なものではないのです。

処理すべき情報はたくさんあります。しかし、完璧なチームは存在しないことを忘れてはいけません。すべてのチームには弱い部分と強い部分があります。上記のさまざまな側面を見れば、自分のチームが得意なものと不足しているものを簡単に見つけることができるかもしれません。

チームをより効果的にするには、プロセスが必要です。常に改善と成長の余地があります。そこで、定期的なチームビルディング活動が役立ちます。チームを正しい方向に導き、これまでの成果を確認することができます。また、チームのモチベーションを維持し、改善に向けた正しい考え方を維持することができます。

しかし最終的には、チームを効果的にするのはチームを構成する人たちです。これまで述べてきたように、お互いに時間とエネルギーを注ぎ込むことで、信頼と尊敬に基づく深い絆と関係を築くことができ、それが効果的で健全なチームの基礎となるのです。 

インバイトジャパンでは、グループの目的に合わせて、様々なチームビルディングパッケージをご用意しています。オンラインでのチームビルディング、対面式(少人数)のイベント、大規模な屋外での街歩き謎解きプログラムなどがあります。

チームをより効果的にするのに役立つ、対面式アクティビティの一例。

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