前回のブログでもご紹介したように、最近のある調査で70％以上の企業が「今年も飲食店での忘年会は実施しない予定だ」と回答しています。これは大きな変化であり、パンデミックに関連する多くの制限が解除されたにも関わらず、まだ完全には以前の状態に戻っていないことを如実に表した数字と言えるでしょう。
現在（そして恐らく将来も）、多くの企業がリモートワークを継続している状況においては、対面式以外にもアクティビティの選択肢があるというのは良いニュースです。特にオンラインのチームビルディングアクティビティは、リモートチームやハイブリッドチームにとって素晴らしい選択肢であり、リモートワークへの移行が始まって以来、その数と種類は大幅に増加しています。
とは言えオンラインでのチームビルディングはまだ比較的新しい現象です。対面式のチームビルディングと同じ効果が得られるとは言っても、アクティビティの種類や、チームが期待できる内容にはまだ顕著な違いがあります。そのため主催者やチームにとって、オンラインでのチームビルディングがどのようなものなのか、またオンラインイベントを成功させるためにはどのように計画・準備すれば良いのかを「想像する」のは、まだ難しいことなのかもしれません。
そこで今回のブログ記事では、オンラインイベントを計画する際の簡単な手順をご紹介します。きっとこの年末のオンライン忘年会を計画している方には特に役立つことと思いますし、時期を問わず、あらゆる種類のオンラインイベントやバーチャルイベントを計画する際の参考にもしていただけるでしょう。
今回の内容はオンラインでのチームビルディングイベントを一から制作・開発・実施した経験と、リモートワークに切り替えた際にアクティビティを探していたクライアントとの仕事やコンサルティングの経験に基づいています。私たちの豊かな学びの経験であり、今後も続いていくことでしょう。
では早速始めます！
1. 自分たちの目標を決める
これはオンラインに限らず、チームビルディングのイベントを企画しようとしている全ての人にお勧めしたい最初のステップです。その中でもオンラインイベントは新しい試みであるため、特に重要であると言えます。また、リモートのチームにはそれぞれ独自の課題があり、それに立ち向かうためには独自の目標が必要になることを念頭に置いてください。
主催者としては、チームがイベントから何を得たいのかを把握しておくことが大切です。リモートのチームで純粋に楽しむための機会であっても、チームワークやコミュニケーションに焦点を当てたより活発なチャレンジであっても、イベントに対するチームの目標を明確にすることが、適切なオンラインイベントを選択し、その効果を最大限に引き出す助けになります。
2. イベントの長さを決める
オンラインイベントの目的が明確になったら、イベントの日程やタイミングなどの具体的な検討に入ります。日程についてはチームのスケジュールを調整すれば問題ありませんが、タイミングについては、もう少し考えて、意図的に実施する必要があります。
イベントの長さはその目的（上記参照）によって大きく左右されます。楽しむことだけが目的なら、1時間から1時間半程度のイベントでも十分でしょう。ディスカッションを通じてチームのコミュニケーション能力を高めたり、レクチャーを受けながらあるテーマについて一緒に学ぶなどといった他の目的がある場合は、3時間～という長い時間が必要になります。またチームとしての大きな目標があれば、1日がかりのイベントを企画することも選択肢に入るでしょう。
また、オンラインでは説明に思ったよりも時間が掛かったり、技術的な問題が発生してイベントの進行が遅れる可能性があることも覚えておいてください。このような可能性を考慮して長めに時間を確保することも、オンラインイベントの大切な準備の一つと言えるでしょう。
3. 自分のチームに合ったプログラムを見つける
イベントの時期を大まかに把握したら、どのアクティビティを行うか選択肢を絞っていきます。一口にオンラインチームビルディングと言ってもさまざまなアクティビティがあります。だからこそ目標を設定し、理想のタイミングをイメージすることが大きな助けになるのです。
インバイトジャパンのオンラインチームビルディングアクティビティは、パズルに挑戦したり、バーチャルフォトアルバム上でヒントを探して謎解きするといったことを基本としています。他にも、ロールプレイングやサバイバルゲームをベースにしたチームビルディングアクティビティや、「パブ・トリビア」スタイルのゲームを中心としたアクティビティなど、その特徴は提供する企業によって様々です。また、自分たち自身で簡単に計画・実行できるオンラインアクティビティも世の中には数多くあります。
その中から適切なプログラムを選ぶために最も重要なのは、やはり自分のチームを知ることです。あなたのチームメンバーが最も興味を持ち、楽しく参加できるプログラムを選びましょう。そしてもちろん、選んだプログラムがあなたのチームの目標を達成するのに役立つものであるかも再度確認してくださいね。
4. ツールを確認する
これはオンラインイベントに特有のものですが、あなたのチームメンバーがオンラインアクティビティに適切なツールや技術を持っているかどうかを必ず確認しましょう。リモートやハイブリッド環境に慣れたチームであれば、日常の業務やプロジェクトに適したツールは用意されているかもしれませんが、オンラインアクティビティでは特定のブラウザや最新バージョンのアプリケーションが必要になる場合があるので注意が必要です。
オンラインイベントでは、ご使用のブラウザが対応してなかったり、Zoomやその他のコミュニケーションツールが最新版でないといった問題が頻繁に発生します。これはイベントの進行を遅らせるだけでなく、参加者に不必要な不満や恥ずかしさを与える可能性があるので甘く見るべきではありません。このような事態を避けるためには、サービスを提供する企業と条件や環境の擦り合わせをし、チームのメンバーが最新のアプリやブラウザをインストールしているかどうかを事前に確認しておくのが最善の方法です。
もう一つの問題として、社内のセキュリティ・プロトコルによって、チームが特定のツールやサイトにアクセスできないことがあります。インバイトジャパンでは、このような心配をお持ちのチームに無料のデモプレイを提供しています。それに加えて、自分のチームのシステムで他社のオンラインアクティビティにアクセスできるかどうかを、社内のシステム・オペレーターやセキュリティ管理者に確認し、できない場合の代替手段を考えておくとさらに良いでしょう。
5. 「おまけ」を決める
「おまけ」とは、メインイベントの他に盛り込みたいものを意味します。例えば、一番早くアクティビティを終えたチームに賞品を贈る、といった単純なもので構いません。チームで協力して知識や経験を得たい場合には、メインのオンラインアクティビティに追加でアクティビティやワークショップを加えるのも良い選択肢でしょう。
また、アクティビティの後にオンラインで飲み会を開くという方法もあります。コロナ禍以前は、対面式のアクティビティに参加した後、チームで食事会や飲み会を行うということがよくありました。これはチームが何かに挑戦した後にリラックスするための素晴らしい方法であり、お互いの経験と感動を共有するチャンスでもあるうえ、リモートでも有効です。現在は遠く離れた場所にいるチームでもオンラインで飲み会を開くことができますし、私たち自身もオンラインでの飲み会の際に利用している便利なデリバリーサービスもあります。
6. チームを盛り上げて、積極的な参加を促す
この段階まで来ていれば、オンラインイベントの内容はほぼ決定しているはず。次のステップはメンバーを巻き込んで積極的な参加を促し、イベントを盛り上げることです。そのためには、チームメンバーにイベントで何を期待するのか、何を目標とするのかを伝え、どのように準備をすれば良いのかを知ってもらう必要があります。
また、チームメンバーにイベントの企画プロセスに参加してもらうことで、チームをさらに巻き込むことができます。彼らの意見やインプットを得ることで、どうすればメンバーにとってより魅力的なイベントになるかを考えましょう。グループ分けの方法や、イベントに付けるべき「おまけ」についても良いアイデアが得られる場合もありますよ。
7. 楽しむ！
最後になりましたが、チームビルディングのイベントでは何よりも楽しむことを大切にしてください。もちろん「楽しむこと」は私たちや企画担当者がコントロールできることではありません。しかし過去1年半の間に多くのオンラインイベントを企画し、進行してきた経験から少しアドバイスをさせてください。心を開いて参加したチームはイベントをより楽しむことができ、その結果、イベントからより多くのものを得ることができます。
ですから、単に「楽しんでください」というよりも、「楽しむための準備をしてください」と言ったほうが適切かもしれません。企画や準備には困難なこともあるかもしれませんが、最後にはきっとすがすがしい達成感が待っています。
インバイトジャパンは、あなたのチームのオンラインチームビルディング体験を成功させるお手伝いをいたします。メインのオンラインプログラムはもちろん、そこに追加できるワークショップのトピックやアクティビティも多数ご用意しておりますので、1時間から1日まで幅広くご要望にお応えします。12月10日にリリース予定の最新のオンラインチームビルディングゲームも含めて、是非お気軽にお問い合わせください。
