意思決定のプロセス:効果的に意思決定を行うための7つのステップ 

目次

今月の新しいテーマである「意思決定」を始めるにあたり、まずは意思決定のプロセスについてお話したいと思います。このプロセスから何を学べば、チームは自らの意思決定能力を向上させることができるのか、また、チーム環境においてどのように効果的に活用することができるのか。今回はその入門編として、これらの疑問にお答えしていきたいと思います。

どんなチームでも、意思決定は大きな役割を担っています。チームが行うことのほとんどは、実は意思決定と言えるでしょう。この意思決定は、企業が将来何をすべきかを決定する取締役会から、チームメンバーが任意のタスクに対して行う個々の意思決定に至るまで、さまざまなレベルで行われます。

もちろん、チームが下すべき意思決定にもさまざまな種類があります。どのようにチームを構成するか、どのようにワークフローをスムーズにするか、どのような新しいアイデアを追求するか、どのようなゴールを目指すかなど、簡単にでもこれだけ挙げられるのです。

これらの決定がすべて組み合わさって、チームというものができあがります。このように、さまざまなレベル、さまざまな方法で行われるさまざまな意思決定の積み重ねが、人間の能力を引き出し、チームの成果を生み出す力を発揮するのです。

しかし、チームとしての意思決定について、我々はどれだけの頻度で考え、それに臨んでいるでしょうか。個人としての意思決定が日常的なただのルーティーンになってしまいがちであることは、よく知られています。私たちが物事を決めるのは、いつもそうしてきたからです。長い間、自分自身の意思決定プロセスを批判的に見ることなく、私たちは自分の偏見や習慣の一部を無視し、自己実現や変化への能力を過小評価しがちです。

それはチームも同じです。多くのチームは物事を円滑に進めるために手順や共通の意思決定方法を開発しているものですが、それがかえって創造的な解決策を見出したり、既成概念にとらわれない考え方をする妨げになることがあります。また、このような暗黙の意思決定プロセスは、時にチームメンバーのフラストレーションにつながり、チームメンバーはプロセスから取り残されたように感じたり、決定されたことに不満を感じたりすることもあるとこを忘れてはなりません。

そこで今月は、チームにおける意思決定のさまざまな側面を取り上げ、より意図的、効果的、包括的に意思決定を行う方法に焦点を当てます。一般的な意思決定プロセスモデルを確認し、意思決定とそのプロセスについて議論する良いきっかけとなる情報を提供しますので、是非お楽しみに。

7段階の意思決定プロセス

マサチューセッツ大学ダートマス校が発表した以下の意思決定プロセスは、意思決定の基本的なシステムを7つの明確なステップで説明するものである。なぜここで使うかというと、とても実用的で基本的だからです。実際、これから見るように、これは特にチームや個人のためのものではないので、誰が、どのような組織が意思決定をしているかに関係なく、意思決定の基本を見る良い手段を提供してくれるのです。

1. どのような意思決定をしているのかを明確にする 

意思決定のプロセスの最初のステップは、自分が何を決定しようとしているのかを把握することです。これは当たり前のように聞こえるかもしれませんが、必ずしもそう単純なことではありません。本当の決断が、些細な決断に埋もれてしまうこともありますし、自分が本当に決めようとしていることが何なのかが明確でない場合もあります。

目標によって、何をすべきかが大きく左右されることも覚えておいてください。目標が明確でなければ、自分が下すべき決断も明確に見えてこないこともあるのです。

ですから、自分が行う決定を特定することは、「今、決めるべきことはこれだ 」というほど単純なことでは必ずしもありません。一歩下がってズームアウトし、より大きな絵を見ることで、より包括的に決めるべき質問を見つけたり、実際に注意を払うべき決断をより良い視点で見たりすることができるのです。

2. 情報収集をする

意思決定プロセスのこのステップは、十分に明確です。何を決めなければならないかがわかれば、次は十分な情報に基づいた決断を下すための情報を探すことになります。リサーチやデータ収集、あるいは他の人の意見を聞くなど、さまざまな方法があるでしょう。

できるだけ多くの情報を集めることにより判断が豊かになり、酌量の余地のある結果にも対応できるようになるので重要です。もうひとつ重要なのは、この段階で客観的に判断するように心がけることです。ある立場が「正しい」ことを証明しようと躍起にならず、いわばすべての選択肢に声をかけることを心掛けましょう。そうでないと、かえって視野が狭くなってしまいます。

3. 代替案を探す

上記の点とも関連しますが、この段階では収集した情報をもとに、できるだけ多くの選択肢を見つけることが重要です。選択肢は多ければ多いほど、あらゆる面でより良い決断ができます。なぜなら、さまざまな選択肢は、最終的にあなたの決断を後押しし、見逃している盲点を教えてくれるからです。必要ないと思っている選択肢も、無理やり探してみるのも良いかもしれません。

ここでも客観性を保つことが重要です。本当はベストかもしれない決断に対して、不必要に自分を閉ざしてしまわないように、さまざまなアイデアや道筋にオープンでありたいものです。決断すべきことの最良のイメージを提供するために、利用できるものはすべてテーブルの上に置いておけるようにしましょう。

4. 証拠の重み付けをする

すべての情報と選択肢を集めたら、意思決定プロセスの次のステップでは、さまざまな選択肢を検討しはじめます。これは難しいステップであり、また、意思決定する個人やチームの個性や目標によって異なるため、一概には言えません。  

しかし、考えるべきことは、自分の価値観や前提が何であるかを常に意識しておくことです。どの選択肢を他の選択肢より重視するのか、それは何に基づいているのか。この価値観は金銭的報酬、評判、革新性のどれに基づいているのか。この証拠が短期的、あるいは長期的に役立つから重視するのか。恐怖心からある証拠を拒否していないかなど。

繰り返しになりますが、これは意思決定のステップであり、意思決定についてどう考えるか、さまざまな情報にどのような重みを置くか、といった課題に取り組むことができます。つまり、ここで自分の思考プロセスを意識することで、後々、自分の意思決定能力をより理解することができるようになるのです。

5. 選択肢を選ぶ

ここでいよいよ実際の「意思決定」が行われます。意思決定プロセスのこのステップでは、選択肢の中からどの行動を取るかを選びます。これは必ずしもたった一つである必要はありません。いくつかの選択肢を組み合わせることもできますし、実際にうまくいくのであれば、一番気に入ったものを混ぜて使うこともできるでしょう。

一つ指摘しておきたいのは、このステップでは通常、物事が急速に崩れ去る可能性があるということです。人は、結果を出したくないから、あるいは他の選択肢を「失う」のが怖いから、はっきりと決断することを恐れていることがあります。特にチームでは、全員が納得するような決定的な決断を下すことが難しい場合も少なくないでしょう。

意思決定とは極端な話、機会費用に関わるものと言えます。つまり、どんな意思決定も他のことができなくなるという代償を伴うということです。個人として、またチームとして、効果的な意思決定を行うためには、他の選択肢を失うことをもっと受け入れなければなりません。そのためには、自分自身やチームを信頼することが大切です。そうすることで、自分たちが損をしていると感じることなく、むしろ、一つの場所にとどまることなく、前に進むことで新たな機会を得ることが可能になります。

6. 選択した内容を実行する

どの選択肢を選ぶか決めたら、次のステップは選んだ選択肢を実行に移すことです。そのためには、実際に実現可能な行動計画を立てたり、決断を下すために必要なものを整理したりと、余計な意思決定が必要になる可能性もあります。

繰り返しになりますが、意思決定プロセスのこのステップは難しいことが多く、自分の決断に自信を持ち、強く行動することが求められます。このステップは「フォロースルー」とも呼ばれ、決定したことがきちんと実行できないと感じたら、それ以前の段階に戻らなければならないことも珍しくありません。

7. 決定事項の確認

決断を実行した後も、まだ終わりではありません。意思決定プロセスの最後のステップであり見落としてはならないのが、意思決定の結果を検討することです。このステップに時間的な制限はありません。1週間後でも、数年後でも、自分の決断を見直すことができます。しかし、このステップが重要なのは、自分の決断の効果、そしてそれが自分やチームにどのような利益をもたらしたかを測定する必要があるからです。

このように自分の決断を分析することで、そこから学び、将来より良い決断をすることができます。しかしそれだけでなく、このステップでは意思決定を更新したり、修正したりすることも可能です。元々見逃していた点や、予測できなかった結果があるかもしれません。そのため、心を開いて柔軟に対応し、今あるもので仕事をすることが重要です。過去は変えられないかもしれませんが、そこから学ぶことはいつでもできます。

チームが留意すべき重要なポイント

上記の意思決定プロセスは、個人でもチームでも意思決定を行う際に利用できますが、チームでは特に意識する必要がある側面があります。なぜなら、チームには意思決定の際に特別な課題(と機会)があるからです。そこで次に、特にチームに影響を与える変数の意思決定について見てみましょう。

1. 意思決定の構造 

一人で意思決定しているときは、意思決定の構造についてそれほど考える必要はない。しかし、チームでは、誰がどのように意思決定しているのかを意識することが重要です。会議で決めているのか?投票で決めているのか?コンセンサス方式なのか、それとも最終的に誰かが一方的に決めるのか?チーム全体が意思決定プロセスに参加し、積極的に動いているか?チームがどのように意思決定を構成するかは、チームが一般的にどのように機能するかに影響するため、考慮する必要がある。

2. 多角的な視点

チームとは、当然ながら一人以上の人間で構成されるものです。そのため、意思決定をする際には複数の視点を考慮する必要があります。これは、見方によっては困難なことでもあり、大きなステップアップにもなります。異なる意見に耳を傾けるのは難しいことですが、複数の視点があることで、代替案を見つけやすくなり、最終的な意思決定がより強固なものになります。しかし、そのためには、実際にすべての視点に耳を傾け、すべての声が届いていることを確認する必要があるのです。

3. 対立の可能性

もちろん、異なる視点があれば、対立の可能性も高まります。対立は意思決定プロセスにおいて、チームメンバーの意見が一致しない場合や、自分の意見を聞いてもらえない、評価されていないと感じる場合に発生します。つまり、チームは意思決定の環境が信頼に基づき、心理的に安全である(メンバーが安心して感情や批判を口にすることができる)ように注意する必要があるのです。また、対立が発生した場合、チームは対立解決に取り組まなければならないので、そのための準備も必要です。

4. Team buy-in

チームでの意思決定においてもう一つ重要なことは、チームメンバーがその意思決定をどのように受け入れ、内面化するかという「バイイン(賛同)」です。意思決定が行われたときにチームメンバーが納得していなければ、その意思決定に憤りを感じたり、無関心になったりして、意思決定の実行に影響を及ぼす可能性があります。納得してもらうためには、意思決定のプロセスに自分が重要な役割を担っているという意識を持たせ、その実行や改革に対等な立場で取り組めるようにすることが必要です。最終的には、チームの意思決定プロセスに対する信頼が、自然にバイイン(賛同)を生み出す傾向にあるのです。

最後に

ここで紹介した意思決定のプロセスは、チームにおける意思決定のほんの一部です(前節で示そうとしました)。しかし、基本的なことから始め、意思決定の一般的なプロセスを理解することは、改善点を意識するために重要です。 

次回のブログでは、意思決定についてより深く掘り下げ、意思決定のさまざまなモデル、意思決定能力に影響を与える人間のバイアス、そしてチームが意思決定能力を向上させるために利用できるいくつかのテクニックについて説明します。意思決定は、チームとその機能の多くの側面を扱うため、基本的に重要なトピックとなるでしょう。