今回は基本に立ち返り、チームビルディングイベントを開催する完全ガイドをお届けします。チームビルディングイベントの計画に必要な情報をまとめましたので、是非参考にしてみてください。
チームビルディングイベントの企画
1. タイムラインの決定
当然ながら、準備期間が長ければ長いほど、計画は立てやすいものです。100人未満の会社の祝賀会や会議などのイベントを計画する場合、通常少なくとも4〜6週間が推奨されています。そして100人を超える会議やリトリートなどのイベントを計画する場合には、準備期間に最低でも4〜6ヶ月必要でしょう。
もし急なイベントの決定などで開催までにあまり時間がない場合は、今すぐオンライン無料相談をお申込みください。直前のイベントであっても、インバイトジャパンの専門チームが解決策を見つけるお手伝いをします。
2. タスクリストの作成
タスクリストを作成し、いつまでに何を完了させるべきかを把握しましょう。Excelでリストを作成するのも良いですが、ガントチャートなどに反映させるとよりプランが明確になるのでおすすめです。
3. 企画チームの立ち上げ
チームビルディングの実施には、非常に多くの流動的な要素が絡んでくるので、たった一人で計画するのは難しいものです。チームを作っておけば、タスクを振り分けて委任することもできますし、仲間の意見を聞きながら、イベントの内容を決定することができます。
あなた自身がこの計画の主導権を握るのでなければ、意思決定と準備を円滑に進めるために、ヘッドコーディネーターを指名してください。準備をよりスムーズに進めることができるでしょう。
4. ゴール設定
チームビルディングアクティビティの目的を明確にすることで、そのイベントを楽しく、効果的なものにすることができます。その際に役立つのが、【5Wの法則】。それぞれの質問に、なるべく具体的に答えてみましょう。
【5Wの法則】Who?（だれが）When?（いつ）Where?（どこで）What?（なにを）Why?（なぜ）
【回答例】45人の営業課のチームが、この四半期ですばらしい功績を上げた。そのため、今年の8月にニューヨークで楽しいアクティビティを企画し、チームを労いたい。
5. 参加者リストの作成
以下の質問に沿って、参加者リストの全体像を把握しましょう。
- 参加について：会社全体、もしくは特定のチームのみで実施するものか？必ず出席しなければならないイベントか？それとも自由参加にするか？
- 定員について：予算や会場などの都合上、参加が可能な最大人数は何人か？
- 参加者の中に、特別な配慮が必要な従業員はいるか？
- リモートで働く従業員も招待するか？
6. 詳細な予算の作成
上司や担当者と相談して、イベントに使える金額を決めます。予算は現実的な金額に設定し、想定外の出費に備えて少し余裕を持たせておきましょう。
予算化したい項目は以下の通りです。
- 交通費、駐車場代金および宿泊費
- 会場の予約費用
- 外部委託の場合、イベントプランナー料
- 食事の提供にかかる費用
- 保険料
- お土産代
7. イベント開催日時の選択
参加者が多忙であったり、社内で重要な役割を担っていたりすると、スケジューリングが難しい場合があります。そしてイベントに参加しなければならない重要なステークホルダーがいる場合は、その人たちの予定が空いているかどうかをまず確認してから曜日と時間を決めましょう。
選択したアクティビティの種類やイベントの目的によっては、より多くの人のスケジュールに合わせて、時間や日程を分けたチームビルディングイベントを検討する必要があるかもしれません。
8. 会場・場所の選択
イベントに最適な会場や場所を見つけられるよう、いくつか候補を絞ったら、次のような質問をしてみましょう。
- 収容人数はどのくらいか？
- インターネットアクセス、オーディオ設備、ビジュアル機器などの追加設備はあるか？
- 機材や備品の事前搬入は可能か？
- 屋外で実施する場合、特別な許可が必要か？
- 従業員の車や会社の貸切バスのための駐車場は完備されているか？
- 天候を考慮する必要があるか？
9. ロジスティクスチェックリストの作成
重要な要素が決定した後は、ロジスティクスに集中しましょう。チェックリストがあれば、重要なことが抜け落ちてしまうのを防ぐことができます。
- 交通手段 …会社が手配するのか、それとも参加者が自分で会場に行くのか？
- 飲食物…昼食や軽食は必要か、必要な場合は会社が提供するのか？
- 免責同意書…免責同意書は必要か？
- 宿泊施設…イベントは宿泊を伴うか？
- 持ち物…参加者が事前に知っておくべきことはないか？（例：雨天時備えなど）
- 特別な事情…障がいや怪我を持つ従業員に対してどのような手配が必要か？
10. アクティビティの選択
私たちイベントプランニングの専門家グループは、イベントに最適なアクティビティを見つけるために、ここまでのステップで決めたことのいくつかを見直すことをお勧めしています。具体的には、次の点を考慮することで、チームに最適なソリューションを見つけることができます。
- 予算…チームができること、できないことは、予算が決め手になることがあります。上でも説明したように、少し余裕を持たせた予算の中で、無理のない選択をしましょう。
- イベント日時…イベントがいつ行われるかによって、屋内と屋外のアクティビティを検討する必要があります。夏にはオフィスを抜け出して晴天を楽しみたくなるかもしれませんし、寒い季節には、多くの人が室内で暖かく過ごしたいと思うでしょう。
- 目的…今回のイベントから何を得たいですか？イベントの目的を明確にすることによって、グループのニーズに合ったアクティビティを探すことができます。（チームの活躍を表彰して祝いたい・従業員の士気を高めたい・活気のあるミーティング・ブレイクを提供したい・結束力を高めたい・楽しみながら学びたい、など）
ではこれらを考慮したうえで、インバイトジャパンがご提供するアクティビティを例に、どれが最適かを考えてみましょう。
オンラインチームビルディング イベント時間：90分～ ￥6,600～/人
インターネットにつながるパソコンさえあれば、世界中どこからでも参加可能。大規模な会場を手配する必要がない為、低予算でも大人数での実施ができます。テレワークの拡大に伴い、チームワークの発揮が今まで通りにいかなくなっているチームには、リモートチームやハイブリッドチーム向けに特別に設計されたプログラム「Tabitantei」や「シークレットエージェント：ザ・ファーストミッション」が最適です。現代の仕事に不可欠となってきた各種アプリやツールの使い方の練習や、オンラインでの積極的なコミュニケーションに慣れるなど、リモートワークのベースづくりとしてもご活用いただけます。
また、オンライン上という制限の中だからこそ可能となる自己表現を体感したり、チームメイトの意外な一面を発見したりしながら、「オンラインでもチームとして協力し合うことができる」という感覚を養うことが可能です。
屋外チームビルディング イベント時間：約3時間 ￥9,500～/人
研修旅行やオフサイトミーティングで人気の『街歩き謎解き』は、チームビルディングの効果だけでなく、リフレッシュや健康増進への効果も期待されています。仕事での功績を上げたチームを労うためのアクティビティをお探しなら、何より参加者にとって楽しいアクティビティでなければなりません。「Hidden Secrets Journey」で、チームをオフィスから解放して、究極の街歩き謎解きツアーに連れ出しましょう。
謎解き目線で街を散策することで、思い掛けない新たな発見をチームメンバーと共有することができるため、チームビルディングと観光を組み合わせた、楽しくてエキサイティングなアドベンチャーをお楽しみいただけます。
キットレンタル型チームビルディング イベント時間：90分～ ￥12,650～/人
謎がたっぷり詰まったスーツケース・ミステリーは、忙しい業務や会議、研修セミナーの合間でも質の高いアクティビティが楽しめるキットレンタル型のプログラムです。イベントに必要なものがすべて揃って届くため、スペースと机さえあれば特別な事前準備は要りません。オフィス、会議室、研修会場など、お好きな場所でいつでもどこでも簡単にチームをリフレッシュさせることができます。
次から次へと溢れだす謎解きアイテムをあらゆる角度から観察し、意見を出し合い、失敗を恐れずに試行錯誤を繰り返すことが求められるため、自然とコミュニケーションが活発になり、楽しみながらチームの結束を高めることができます。
11. イベント当日の予定の確定（アジェンダ作成）
ここまでの詳細が確定したら、次は当日のアジェンダの作成です。アジェンダには、到着時刻や出発時刻、アクティビティの所要時間、集合場所など、当日社員が行うすべての工程を記載します。イベントの数週間前に、当日のアジェンダを参加者に配布することもできますが、一部内容は変更される可能性があることも同時に通知しましょう。
12. イベントの社内PR
実はここを疎かにして失敗してしまったという話は少なくありません。折角素晴らしいイベントを企画しても、参加者が集まらなければ、これまでの努力も水の泡。可能であれば事前に数週間かけてアクティビティを宣伝し、イベントへの参加を促しましょう。
テンプレートなどを活用して、負担が少なく、かつ効果的なＰＲ方法を適用してください。重要な情報にフォーカスした従来のポスター、Eメール、パンフレットなどに加え、マルチメディアを利用したクリエイティブなアプローチ、さらにアクティビティ内容を秘密にしたミステリアスな宣伝など、さまざまな方法が考えられます。
イベントのフォローアップ
無事にイベントが終了した後、それだけで満足してしまうのはあまりにも勿体ないものです。イベントの効果を最大限に引き出し、今後も持続させるために、フォローアップにも力を入れましょう。
13. お土産や参加記念品の配布
参加者への感謝の気持ちを込めて、お土産やちょっとしたプレゼントを用意するのもおすすめです。高価なものでなくても構いませんが、大切なのはその気持ち。たとえ中身が企業ブランドのグッズや、ペットボトルの水、エナジーバーなどであったとしても、参加者は小さなプレゼントを喜んでくれるでしょう。
14. フィードバック収集
イベント後のアクションとして最も重要かつ効果的なのが、フィードバックの収集です。参加者と主催者の両方に、チームビルディングのイベントについての感想を尋ねて下さい。
参加者は楽しめたでしょうか？どんな学びが得られましたか？主催者はまたやってみたいと思いますか？どんな点を改善すべきでしょう？など、イベントを評価してもらい、今後のアドバイスとして活用しましょう。
最後に
チームビルディングのアクティビティは、チームのエネルギーを回復させ、同僚との絆を深めることができるうえ、社内だけでなくオフィスの外でもチームで楽しむことができます。
しかし、1回のアクティビティでは長期的な成果を得ることはできません。イベントの後、あまり時間が経たないうちに新たなチームビルディングアクティビティでフォローアップすることが重要です。そうすれば、その後も勢いを維持でき、従業員が職場での仕事に集中し続けることができます。
