チームのための「タイムマネジメント術」10選: チームが集中力を維持し、幸せと健康を保つ方法

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チームとその環境は、チームメンバーの集中力と生産性に大きな影響を与えることがあります。この記事では、チームのパフォーマンスを向上させ、その過程でより活発で強力なチーム文化を生み出すのに役立つ「タイムマネジメント」のヒント10選をご紹介します。

チームとその構成は、効果的な「タイムマネジメント」に大きく関係しています。「タイムマネジメント」の問題は、一人一人が単独で対処するよりも、他の人と協力して対処した方が良いのです。

それにより、他のメンバーと物理的に一緒にいることで精神的な集中力を高めて計画的に仕事を進められるだけでなく、重要なタスクや「タイムマネジメント」に集中できるような環境づくりやプロセスの構築にも積極的に取り組むことができるでしょう。

「タイムマネジメント」にとってチームが重要な理由 

では、実際にどうすればそのようなことが実現できるのでしょうか?それこそが今回皆さんにご紹介したいテーマです。以下のリストでは、最も効果的な「タイムマネジメント」のヒントをいくつかご紹介します。その多くはそれほど一般的なものではなく、チームの他の側面に触れていることがお分かりいただけるでしょう。

なぜなら、前回のブログ記事で述べたように、「タイムマネジメント」で最も重要なのは、自分の優先順位を見極め、それに基づいて行動することだからです。そのため、チームにおける「タイムマネジメント」では、チーム全体の構造と、チームが目標を決定し達成するためのプロセスを考慮することが非常に重要です。これには、コミュニケーションやより協力的な関係づくりなど、従来の「タイムマネジメント」に関連する分野以外も含まれることがあります。

つまり、チーム全体が健全に機能していれば、「タイムマネジメント」はそれほど問題にはならないはずなのです。しかし、チーム環境に亀裂が生じると、モチベーションの低下やワークフローの問題などが発生し、「タイムマネジメント」が難しくなります。

長くなりましたが、前置きはここまでにして、より強力なチーム作りに役立つ「タイムマネジメント」の10のヒントをご紹介します。覚えておいてほしいのは、チームはみんなの力を結集することで力を発揮するということです。「タイムマネジメント」も同様で、一丸となることで解決できることが多いのです。 

チームのための「タイムマネジメント」術10選

1. チームとしての目標の優先順位を決める

「タイムマネジメント」のヒントとして最初にご紹介するのは、チームとしての優先順位を決めることです。優先順位を決めることは、一般的に時間を管理するための最良の方法でもあります。何が本当に重要なのか、長期的な目標を達成するために必要なのはどの仕事なのかを見極めることで、自然とその仕事に集中する枠組みができ、他の仕事がToDoリストの中で占める割合が少なくなります。「集中」とはつまり決断することであり、自分の進むべき方向がわかっていれば、決断はより簡単になります。その仕事に意味があると分かれば、より意欲的に取り組むことができ、より簡単に仕事を終わらせることができるのです。 

さらに、チームでは全員が同じ考え方になるようにメンバーをまとめる必要があります。チームで優先順位を決めると、全員がそのプロセスに参加し、積極的に行動することができます。そうすることで、チームメンバーだけでなく、チーム全体が目標設定を「納得」し、先を見通す力がより一層身につくのです。

2. 同調し、協働作業をする

「タイムマネジメント」のコツとして次に挙げるのは、「一緒に過ごす時間を増やすこと」です。人は他の人とスケジュールを合わせることで、よりやる気を感じるものであるということは、前回もご説明しました。つまり、他人がいることは、「タイムマネジメント」にとって非常に重要な要素なのです。

チームに居るということは、共通の目標に向かって働く他の人たちに囲まれているということです。この自然な利点を生かすために、チーム内の協働作業(コラボレーション)を促進し、一緒に仕事をしたり、ブレインストーミングをしたりする時間を計画的に確保しましょう。特にリモートチームやハイブリッドチームでは、他のメンバーから切り離され、孤立していると感じたことがある人も少なくないでしょう。

 一緒に仕事をする時間が増えれば、チームメンバー間のシンクロニシティが高まります。その結果、ワークフローやコミュニケーションチャネルが改善され、新しいアイデアも生まれやすくなります。つまり、チームの集中力を高め、生産性を向上させることができるのは、すべて一緒に過ごす時間が長いからなのです。 

3. (一緒に)休憩を取り、気晴らしをする

「タイムマネジメント」のヒントの中で、これは奇妙に見えるかもしれませんが、是非最後まで聞いてください。集中力を高め、時間を上手に管理するためには、実は休憩を取ったり、気晴らしをしたりすることが必要となります。その理由は、私たちは機械ではないので、たまにはリフレッシュする必要があるからです。休憩をとって「無心になる」ことで、仕事に戻ったときの集中力が高まり、複雑な仕事や問題を解決できる可能性が出てきます。

もちろん、すべての気晴らしが同じというわけではありません。以前にも強調したように、活力やリフレッシュ感が残る「創造的気晴らし(運動、創作活動、軽い精神刺激、掃除、軽い社交など)」と、消耗してより集中できない、あるいは気晴らしから抜け出せなくなる「破壊的気晴らし(ソーシャルメディア、ニュース、テレビなど)」には重要な違いがあることを、忘れないでおきましょう。 

チームで一緒に休憩を取ることで、創造的気晴らしをちょっとしたチームビルディングの機会に変えるチャンスが生まれます。例えば、スウェーデンで行われているようなコーヒータイム、ハッピーアワー、ランチタイムのアイスブレイキングといった簡単なものから、より長く、より計画的なものまで様々です。あるいは、長時間のチームビルディングプログラム(インバイトジャパンが提供するようなパズルを使ったものが有名)や、オフサイトの旅行やリトリートなど、より長く、より計画的に行うこともできます。定期的なチームビルディングのセッションをチームのスケジュールに入れることで、チームのシンクロニシティをさらに高めることにも繋がるのです(上記参照)。 

4. 成功を祝い、「達成リスト」を作成する

最も興味深く、強力な「タイムマネジメント」のヒントの1つは、自分の成功を認めることです。なぜなら、自分の成功を祝うと、もっと成功したいという心理的な動機が生まれるからです。そうすれば、タスクリストからもっと多くのことを達成したいと思うようになりますし、同じような達成感を味わうために、もっと手を広げて新しいことにチャレンジしたいと思うようになることもあるでしょう。

また、チームとして成功を祝うことで、成功し続ける(あるいは少なくとも成功しようとする)ことへのモチベーションが高まるため、「タイムマネジメント」にも影響を及ぼします。成功を祝うには、パーティーや楽しいチームゲーム、アクティビティ(例:屋外での街歩き謎解き)、簡単な夕食会など、さまざまな方法があります。チームメンバーがもっと頑張ろうと思えるように、成功を認めることが何よりも重要なのです。

これと関連する個人的な「タイムマネジメント」のヒントもご紹介しましょう。それは、まだやり残したことを書き出すToDoリストの代わりに、その日(または週、月など)既にやったことを書き出す「達成リスト」を書くことです。

このメソッドの優れた点は、成功を祝うことでモチベーションを高めるという同じ考えを利用していることです。やらなければならないことが連なる長いリストを見ると、多くの人は圧倒されてしまうもの。しかし、自分がやり遂げたことのリストを見れば、自分自身を肯定し、もっと頑張ろうという気持ちになるものです。また、何が重要かを見極め、どの作業を完了すればより幸せを感じられるかを自分で学ぶ自由も与えてくれるでしょう。

チームとして「達成リスト」を使うことももちろん可能です。各メンバーが行ってきた仕事をチームの他のメンバーに披露し、全員が同じ認識を持つための素晴らしい方法となるでしょう。     

5. チームに合ったツールを使用する

そこで、「タイムマネジメント」の次のヒントをご紹介します。それはチームに適した「タイムマネジメント」用のツールを見つけることです。つまり、世の中にはたくさんの「タイムマネジメント」用のツールや方法、プロセスがありますが、それについて説明する時が来たようです。基本的に、ほとんどの人は「自分に合うものなら何でもいい」と考えていることでしょう。

スケジュール管理やリストアップ、目標設定などについて、皆さんが強い意見を持っていることは承知しています。また、プロジェクト管理ツールはオンラインやアプリでたくさん提供されており、チームのスケジュールを整理したり、チームの集中力を高めたりするのに適しているのも事実です。

しかし、それらの選択肢はすべて各チームがそれぞれ決めなければなりません。ここで強調したいのは、チームは自分たちのニーズに合った適切なツールを見つけるべきだということです。アプリが合っている人もいれば、古典的なスケジュール帳が適している人もいることでしょう。慣れ親しんだツールを手放し、別のツールを試してみることを恐れないでください。それが良い「タイムマネジメント術」を見つける唯一の方法であり、一般的にチームに関する決定を行う方法なのです。

6. フィードバックと意見交換をオープンに行う  

「タイムマネジメント」のヒント10選の半分を終えましたが、まだまだ良いものがたくさん残っています。次は、「フィードバックと意見交換を徹底する」です。フィードバックは、チームメンバーに進むべき方向性や改善すべき点を伝えるために非常に重要であるため、外すことはできません。

「タイムマネジメント」の失敗の多くは、今やっている仕事や、何を重点的に改善すべきかがよくわからないことに起因しています。このような場合、より簡単な、あるいは最も小さな仕事に手を出してしまいがちですが、それでは長期的な目標に近づいているとは言えません。

その代わりに、チームとしてお互いの仕事について明確なフィードバックを行い、今後どこにもっと注意を向けるべきかを確認し合うことで、お互いを助け合うことができます。そうすることで、チームメンバーは自分の仕事の方向性を知ることができ、チーム内のコミュニケーションと人間関係を築くことができるのです。

7. 互いに学び合う

フィードバックを与えることと関連して、チームがより多くの仕事をこなすためのもうひとつの「タイムマネジメント」のヒントは、互いに学び合う時間をとることです。人によって、自分に合った「タイムマネジメント」や生産性向上の方法は異なります。そこで、チームの誰かが苦労しているようなら、あなたの解決策を提案してみましょう。さまざまな方法とアドバイスを組み合わせることで、最も効果的な方法を見つけることができます。

他のチームメンバーから「タイムマネジメント」のスキルを学ぶもうひとつの方法は、メンタリング関係を強化することです。これは特に重要なことであると強調しておきましょう。なぜなら、長い間一緒にいるチームメンバーは通常、物事をより簡単かつ効率的に行う方法を知っていたり、共有できる長年の経験を持っていたりするからです。さらに、他のメンバー、特に世代の異なるメンバーから学ぶというプロセスは、全体としてより良いチーム環境とチームの一体感に貢献してくれます。

8. 健全なチームワークフローを構築する

「タイムマネジメント」、特に先延ばしの問題の中心には、たいていワークフローがあります。だからこそ、健全なワークフローを構築することは、「タイムマネジメント」の最も重要なヒントの1つなのです。

ワークフローとは、チームメンバー間で仕事を分担する方法のことです。チームメンバーがやるべき仕事に追われたり、どの仕事に注力すべきか迷ったりすると、物事の遂行や目標達成に大きな支障をきたす可能性があります。

では、健全なワークフローを実現するにはどうすれば良いのでしょうか。第一の方法は、メンバーが最も有意義で重要なタスクを完了するための時間と空間を確保することです。つまり、タスクの共有や仕事の受け渡しができるようなコラボレーション環境を整えること。また、負担を感じる主な原因であるマルチタスクや、メンバーの時間を奪う不要なミーティングを排除することも重要です。また、すべてのメールにすぐに返信しなければならないというプレッシャーを感じさせないような期待値を設定し、必要な休憩時間を確保することも忘れてはなりません。 

9. 「タイムマネジメント」を考えすぎない

もし、このブログ記事から得る「タイムマネジメント」のヒントを一つだけ挙げるとすれば、それはまさにこれかもしれません。私たちが「タイムマネジメント」について書くときの主な視点は、チームや個人が「タイムマネジメント」について考えすぎたり、ストレスを感じたりしがちではないかということです。流行りの方法やアドバイスを取り入れたり、高価なツールや機器にお金を払ったりして、実際にはもっと時間を浪費していることもあるのです。

「タイムマネジメント」は雑務であってはならないし、タスクリスト上の余計な重荷になってはなりません。効果的な「タイムマネジメント」を行うには、目的を見つけ、それを理解し、達成することが何より重要です。そう、それだけなのです。そして、チームにおいては、チームメンバーが得意なことをできるようにし、そのためのツールとリソースを与えるということです。

重要なのは、「タイムマネジメント」を考えすぎてストレスにならないようにすることです。いろいろな方法を試してみて、うまくいかなくても気にしすぎてはいけません。柔軟に適応力を発揮できるようにしましょう。そして、恐怖や不安ではなく、好奇心と謙虚な気持ちで「タイムマネジメント」に取り組んでください。 

10. チームビルディングを試す

「タイムマネジメント」のヒントの最後は、チームビルディングアクティビティをもっと取り入れてみることです。チームビルディングと「タイムマネジメント」はどのように関係しているのでしょうか。先に述べたように、休憩を取ったり、チームでできる創造的気晴らしを見つけたりすることは、チームメンバーにちょっとした心のリフレッシュを与え、より集中できるようにするために有効です。

しかしそれだけでなく、チームビルディングはこのリストにある他の項目においても、チームに役立ちます。目標設定と優先順位の伝達、より良い人間関係を築いてより健全なチーム環境を作る方法を学ぶ、成功を祝って達成感を得る…全て当てはまるでしょう。

また、インバイトジャパンが提供するようなチームビルディングのアクティビティは、パズルやチャレンジ系が多くなっていますが、特にパズルを使用した課題は「タイムマネジメント」のスキルを学ぶのにも適しています。タスクを完了するために決められた時間があり、協力しなければならず、一度に多くの情報を処理しなければならないからです。また、重要なことに集中し、目の前のタスクに注意を払うことも学べます。ですから、チームとして時間を有効に使いながら、その過程を楽しみたいのであれば、チームビルディングがおすすめです。